본교 기록물 관리 위한 대학기록관, 국가 기록관리 평가 중간 등급 받아
타대에 비해 실무 인원 부족 시스템 재구축 및 전시관 이동 예정
본교 대학기록관은 학문연구 및 교육 발전을 위해 지난 2000년에 설립됐으며, 본교의 모든 기록물(문서류·서식류·카드류 및 도면류)을 수집·정리·보존하고, 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색, 열람 서비스 등을 제공한다. 지난달 9일 국가기록원이 발표한 전국 475개 공공기관 대상 ‘2016년도 기록관리 평가’에서 본교 대학기록관은 ‘가~마’ 등급 중 ‘다’ 등급을 받았다.
본 평가는 공직사회 전반의 기록관리 의식 개혁 및 역량 강화를 위해 실시됐다. 국·공립대의 경우, 50개 대학을 대상으로 올해 처음 평가대상에 포함됐다. 그 결과 ▲부산대를 비롯한 3개 대학이 ‘가’ 등급 ▲‘나’ 등급은 2곳 ▲‘다’ 등급은 본교를 비롯한 7곳이 선정되었으며, 나머지 38곳이 ‘라’ 또는 ‘마’ 등급을 받았다. 또한 국·공립대는 전반적으로 평균 42.6점을 기록해, 국가기록원은 타 공공기관에 비해 “기록관리 수준이 낮고 기관별로도 수준 차이가 뚜렷하다”는 평가를 내렸다.
이에 대학기록관 관장 이창수 교수(사회대 문헌정보)는 “600점의 본교 역사 기록물을 수집하고, 중요기록물 보존 공간을 확보하는 등의 대학기록관 측에서 중점적으로 추진한 사업들이 평가 지표에 빠져있어 결과에 실적이 제대로 반영되지 못했다”고 말했다. 또한 “기록물관리 전문요원(이하 기록연구사) 배치 이전에는 도서관 직원이 그 업무를 담당해 전문적인 기록관리가 힘든 상황이었다”며 “작년에 기록연구사 신규채용이 이뤄져 2007년 전후로 기록연구사가 배치된 부산대 등과 비교해 기록관리 업무에 대한 숙달의 정도가 낮고, 본교 실무 인원이 2명으로 타 대학에 비해 부족한 실정이라 기대보다 낮은 평가를 받았다”고 말했다.
최근 본교 대학기록관은 기록연구사를 채용함으로써 기록연구사의 관리 하에 불필요한 문서를 폐기하고, 노후화된 표준 기록관리시스템을 재구축하는 등 적극적인 변화를 시도하고 있다. 10월 중 개편될 표준 기록관리시스템의 경우, 사용자가 기록물(논문 및 보고서 등)을 생산함과 동시에 편리하게 데이터베이스가 구축됨으로써 기록물의 위·변조 방지와 장기보존이 가능하게 됐다. 또한 퇴직 교직원·명예교수 등으로부터 수집한 32,000여 건의 사진 자료를 간편히 볼 수 있는 사진DB관리 시스템을 구축했다. 이 관장은 “이번 개편을 통해 행정업무의 효율이 향상될 전망이며, 본교의 역사가 담긴 사진DB관리 시스템을 통해 대학구성원의 정보 접근성이 높아질 것”이라고 밝혔다.
또한 작년부터 진행된 중앙도서관 증축공사가 완료된 후에는, 그동안 접근성이 낮았던 대학기록관 기록물 전시관이 확장돼 도서관 입구 쪽으로 이동될 예정이다.
이 관장은 “향후 중요 기록물 스캔 사업, 전자기록물 이관 사업, 역사기록물 수집사업 등 대학기록관 고유의 업무를 적극 추진할 계획”이라며 “내년 평가에서는 현재보다 높은 등급의 획득을 위해 노력할 예정”이라고 말했다.